仕事をしていると、営業、商談などあらゆるシーンで、他の会社へ訪問することがあります。
「営業などで他の企業へ訪問する時のビジネスマナー」のポイントについて、池袋にあるJBMコンサルタントのTAMA先生に教えていただきました。
今回は～訪問前の心得編～です。
訪問前のアポイントの取り方などについてご紹介しますね。
会社訪問の前に
会社訪問は、会社の代表という自覚を持って、礼儀正しく。
訪問先でのあなたの行動は会社の代表として見られます。
個人としてではなく、組織の一員として訪問者の責任は重大です。
訪問の心得
①訪問前の準備
●必要な資料・持ち物の用意
●訪問先までのアクセス、所要時間を調べておく
●手土産を用意する場合、訪問先の近くで調達しない
②訪問時刻
●約束の５分前には到着できるように。（早すぎる訪問もＮＧ）
万一遅れそうな時には必ず連絡し、確実に到着できる時間を伝える
●会議やプレゼンテーションの場合は、１０分程度前の余裕を持って会議室に入るようにする
③身だしなみチェック
●受付に行く前に身だしなみを整える
※冬季は、コート、マフラー、手袋などははずしておく
●携帯電話はＯＦＦかマナーモードにしておく
●名刺入れが直ぐ取り出せるか確認しておく
アポイントメント
会社訪問にあたっては、アポイントメントを取る必要があります。
相手の都合を伺い、失礼のないようにしましょう。
アポイントメントにあたって
①アポイントメントの時期
おおよそ１週間から１０日程前にとるのが望ましい
ビジネスでは、一般的に電話・メールで十分である（電話とメールのマナーを守る）
②訪問日時を決める
先方に日時・訪問の目的・人数（メンバー）・必要な時間などを伝え、先方の都合を聞いて、訪問日時を決める
※ 決まったことは必ずメモをとり復唱・確認する
③変更の時には・・・
アポイントメントをとった後に、やむを得ず変更が生じた場合、先方にすぐに連絡する
再設定するときは、先方の都合を優先する
④上司にかわって（上司同行の）アポイントをとる場合
事前に上司のスケジュールを確認しておく
先方に伝える内容
①訪問の目的
どのような用件、目的で、何人で（どのようなメンバーで）伺おうとしているのかを明確に伝える
＞「上司と二人でご挨拶に伺います」
＞「新商品開発の件でご相談させていただきたいのですが」など
②訪問の時間帯
（会社の場合）
始業直後、終業直前、食事時間は避け、また業種によっては月末・決算期等についても考慮する
（個人宅の場合）
午前は１０時から１１時頃まで、午後は１時半から４時頃までが適当
③所要時間
目安の時間を告げておくと先方も心積もりができるし、言わなくとも目的に合わせて落ち着いて話せる場所を準備していただけることも少なくない
＞「３０分ほどお時間を・・・」
＞「午前中いっぱいかかると思います」
④日時決定（提案）
こちらの都合ばかりを告げるのではなく、訪問する際はあくまでも先方が優先である
＞「ご都合はいつがよろしいでしょうか？」
＞「他に、いつがよろしいでしょうか？」
＞「大変恐縮でございますが、できましたら○月○日にお願いできませんでしょうか」
＞「申し訳ございません、あいにくその日は先約がございまして・・」
具体的な答えがなければ・・
＞「○月○日はいかがでしょうか？」と提案しながら日時を決める
次回は、～会社へ訪問編～です。お楽しみに。
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